Tout le monde a besoin de s’amuser de temps en temps, n’est-ce pas ? Et quoi de plus amusant que d'assister à un événement ? Vous l'avez bien deviné : organisez-en un ! Je sais que tu as déjà eu des frissons et que sais-tu, sans penser à quel point il est épuisant d'organiser une fête. Eh bien, je ne mentirai pas en disant que ce n'est pas le cas. Bon sang, vous pourriez même avoir un bon mal de tête à cause de toute l'expérience. Mais nous avons un petit secret pas si secret pour vous faciliter l'expérience.
Créez une liste de contrôle d'événement.
Oui c'est ça. Pas de plumes agitées ni de claquements de doigts ; juste la bonne vieille solution de liste de contrôle. Avec une checklist d’événement, tout ce que vous devez accomplir avant le jour J sera regroupé dans un seul document. Cela vous permettra d'aborder l'ensemble de la tâche de manière plus organisée, vous laissant n'avoir que du plaisir pendant cette expérience. Cela vous évitera également d’oublier des détails vitaux, ce qui est assez courant lorsque l’on est submergé de travail.
Mais comment pouvez-vous établir la liste de contrôle d’événement parfaite ?
Le résumé de la liste de contrôle de l'événement
Voici un résumé de ce que vous devrez peut-être inclure sur votre liste de contrôle lors de l’organisation d’un événement :
- Gardez vos buts et objectifs sous contrôle
- Affinez les dates puis choisissez-en une en particulier
- Dessinez votre budget
- Marquez l’événement et commencez à le faire connaître
- Recherchez des sponsors et des conférenciers
- Lancement de la vente des billets
- Coordonnez-vous avec vos fournisseurs
- Exécution
- Faire des suivis
Maintenant que vous avez un aperçu de ce que vous devez inclure sur votre liste de contrôle, décomposons les détails pour avoir une idée claire de la façon d'organiser une liste de contrôle d'événement. Chaque étape nécessitera une liste de contrôle distincte qui s’ajoute à la principale.
Quatre à six mois avant l'événement
À moins qu’un événement ne soit une idée de dernière minute, commencez toujours à planifier votre événement dès six mois à l’avance. Cela vous donnera le temps de vous assurer que rien n’est laissé au hasard. À ce stade, vous devez :
- Énoncez votre vision et votre objectif
- Construire la liste de contrôle de l'événement
- Sélectionnez la date
- Recherchez des lieux possibles (prévoyez deux ou trois options, puis limitez-vous à la principale)
- Estimez vos coûts
- Construisez un comité d'événement (assurez-vous de couvrir tous les domaines critiques)
- Lancer le plan publicitaire
- billetterie
- Faire une offre early bird sur les billets
Deux à quatre mois avant l'événement
À mesure que les mois approchent, vous serez probablement encore plus occupé par l'événement. À ce stade, vous devrez :
- Gérez tous les problèmes financiers. Cela comprend les frais juridiques, les dépôts du site et la finalisation des niveaux de sponsors.
- Assurez-vous que chaque équipe dispose de toutes les ressources nécessaires.
- Répondez à vos enceintes. Vous devrez planifier leur voyage et leur hébergement s’ils ne sont pas locaux et vous assurer qu’ils confirment leur disponibilité.
- Logistique et lieu. Toutes les licences doivent être disponibles, examiner les besoins de sécurité et créer un plan d'étage.
- Allez grand avec le marketing. À ce stade, vous devriez afficher votre bannière avec des détails sur ce à quoi les participants doivent s'attendre. S'il s'agit d'une baby shower ou d'un anniversaire spécial, envoyez les invitations.
- Commencez à externaliser les fournisseurs. Assurez-vous que vos fournisseurs ne sont pas réservés à la date réservée. Ils comprennent des fournisseurs de tentes et de tables ainsi que des décorations, telles que des guirlandes de ballons et des fleurs.
Un mois pour l'événement
Intensifiez votre travail sur tous les contrôles répertoriés dans le sous-titre précédent. Vous devrez maintenir une conversation continue avec vos conférenciers et sponsors pour vous assurer qu’ils restent à bord. C'est également ici que vous disposez d'un résumé clair de tous vos fournisseurs si vous ne les avez pas encore sélectionnés.
Une semaine pour l'événement
- Faites un suivi auprès de chaque membre du comité pour vous assurer qu’ils sont prêts pour votre grand jour.
- Assurez-vous de payer tous les dépôts des fournisseurs
- Si vous avez besoin d'une équipe média, incluez-la dans le marketing
- Assurez-vous que tous les invités ont confirmé leur présence
- Finaliser le plan de salle pour les mariages et les fêtes
- Chaque matériel doit arriver la veille de l'événement
- Briefez vos bénévoles ou huissiers
Le jour de l'événement
La plupart des organisateurs d’événements sont souvent tendus le jour J. Si vous avez parcouru votre liste de contrôle depuis le début, vous n’aurez pas grand-chose à craindre. Cependant, restez toujours prêt à faire face à des surprises. La plupart des partis n’en manquent jamais.
- Assurez-vous que chaque membre de l’équipe arrive sur place à l’heure
- Faites un briefing avec votre équipe avant que tout le monde n'arrive
- Vos sponsors, conférenciers et invités doivent être pris en charge à tout moment
- Organisez l'événement comme le pro que vous êtes
- N'OUBLIEZ PAS DE RESPIRER !!!
Après l'événement
Enfin, tout ce que vous avez mis des mois à planifier a pris fin et, espérons-le, vous avez atteint chacun de vos objectifs. À ce stade, vous devez terminer le paiement de tout service encore en attente. S'il s'agit d'un événement officiel, vous pouvez réaliser une enquête de suivi pour obtenir des commentaires constructifs.
C'est ça! Voilà à quoi ressemble une liste de contrôle d'événement. Suivez-le jusqu'au bout et vous organiserez un événement dont les gens parleront pendant des mois.
Vous envisagez d’organiser un événement et souhaitez quelques conseils ? Discutez avec nous aujourd'hui pour plus d'informations.
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